Mengenal Robotic Process Automation (RPA)

Begitu mendengar istilah Robotic Process Automation atau RPA, mungkin yang terbayang di benak Anda adalah pasukan robot seperti di film Terminator atau Transformer.

Namun RPA bukan itu. RPA merupakan software “robot” mampu meniru aktivitas manusia di dalam komputer tapi dengan kecepatan dan akurasi hingga seratus persen. Bot RPA dapat login ke aplikasi atau sistem, memasukkan data, mengkalkulasi dan menyelesaikan tugas, lalu ia akan log out dari aplikasi.

Dewasa ini, para praktisi membagi teknologi RPA dalam tiga kategori besar: probots, knowbots, dan chatbots. Probots memroses data dengan mengikuti rule sederhana dan berulang. Sementara knowbots bertugas menjelajah internet untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi spesifik tentang pengguna. Chatbots adalah agen virtual yang dapat merespons permintaan pelanggan secara real time.

Istilah “robotic process automation” sendiri mulai terdengar di awal era 2000an. Namun sebetulnya, RPA sudah mulai berkembang beberapa tahun sebelumnya. RPA boleh dibilang  merupakan evolusi dari tiga teknologi utama: screen scraping, workflow automation, dan artificial intelligence.

Screen scraping adalah proses mengoleksi data screen display dari aplikasi legacy sehingga data dapat ditampilkan oleh user interface yang lebih modern. Sementara software workflow automation menghilangkan proses data entry manual sehingga dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi. Sedangkan artificial intelligence adalah sistem kecerdasan buatan yang mampu menjalankan tugas-tugas yang umumnya membutuhkan intervensi dan kecerdasan manusia.

Jalankan Tugas Repetitif

RPA mungkin belum sepopuler software enterprise semacam ERP, CRM, atau BI. Namun menurut data terbaru Gartner, dengan pertumbuhan pendapatan secara global yang mencapai 63,1% atau US$846 juta tahun lalu, Robotic Process Automation adalah software dengan pertumbuhan tercepat di kategori enterprise software. Tahun ini, Gartner memperkirakan permintaan pasar akan mendorong pendapatan software RPA hingga ke angka US$1,3 miliar.

RPA disukai bisnis, terutama karena kemampuannya membantu organisasi beroperasi secara lebih efisien, yaitu dengan mengotomatisiasi pekerjaan manual yang sifatnya repetitif atau berulang. Sifat pekerjaan yang monoton itu dapat menyebabkan produktivitas pekerja menurun.

Ketika terus menerus melakukan rutinitas yang sama, pekerja umumnya akan merasa jenuh sehingga berpotensi melakukan kesalahan dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, otomatisasi proses ini menjanjikan tingkat kesalahan manusia (human error) yang lebih rendah.

Dengan mengalihkan tugas-tugas repetitif ke RPA, karyawan dapat melakukan pekerjaan lain yang lebih strategis dan tidak membosankan.

Tugas-tugas yang bisa diotomatisasi RPA umumnya adalah tugas yang bervolume tinggi, repetitif, dikerjakan oleh banyak orang, berbasis rule, dan tidak banyak variasi.    

Implementasi Relatif Cepat

Di sisi teknologi, software ini juga memberi keuntungan dalam hal kecepatan implementasi. RPA bukanlah bagian dari infrastruktur TI, tapi berada di atas infrastruktur tersebut. Hal itu memungkinkan penggunanya melakukan implementasi dengan cepat dan efisien untuk mengotomatisasi proses-proses, termasuk proses legacy, tanpa harus mengganti sistem yang sudah ada.

Virtual robot software (bot) pada RPA dapat mengimitasi pekerjaan-pekerjaan manusia di depan komputer, seperti mengklik mouse, meng-input, memproses data dan sebagainya. Artinya, bot tersebut dapat mengerjakan tugas-tugas manusia dalam menggunakan ERP tanpa harus mengintervensi sistem ERP itu sendiri.

Dengan kelebihan itu, RPA sangat tepat diimplementasikan di perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak sekali infrastruktur legacy, misalnya bank, perusahaan asuransi, telekomunikasi, dan perusahaan utility.

Waspadai Resistensi Karyawan

Seperti halnya implementasi solusi teknologi lainnya, RPA pun menghadirkan tantangan tersendiri. Salah satu tantangan itu adalah pemilihan proses bisnis yang akan diotomatisasi. Salah mengotomatisasi proses bisnis, penghematan yang diharapkan mungkin tidak akan signifikan.

Proses yang bisa digantikan oleh RPA tentu saja proses bisnis yang manual, berulang, volume besar, dan membutuhkan banyak karyawan untuk menyelesaikan proses tersebut.

Tantangan lain yang tak kalah pelik adalah resistensi karyawan karena karyawan bisa beranggapan bahwa kehadiran RPA merupakan ancaman. Kehadiran RPA kerap diartikan sebagai pengurangan jumlah karyawan karena pekerjaan manual sudah dapat digantikan oleh “robot”.

Perhatikan Skalabilitas

Dalam mencari solusi RPA yang tepat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama adalah skalabilitas. Calon pengguna sebaiknya memilih platform RPA yang dapat dikelola secara terpusat dan dapat disesuaikan skala penggunaannya, secara masif sekalipun.

Perusahaan juga harus dapat mendesain dan menguji robotic process dalam waktu beberapa jam atau bahkan kurang, juga mengoptimalisasi bot agar dapat bekerja dengan cepat. Dan mengingat pengguna dapat menggunakan robot untuk mengotomatisasi ratusan bahkan ribuan pekerjaan, perusahaan harus mencari tool yang dibekali fitur built-in monitoring dan analytics sehingga “kesehatan” sistem bisa setiap saat dipantau dengan mudah.

Meski memiliki skalabilitas, simplicity juga harus menjadi perhatian. Organisasi sebaiknya mencari produk yang cukup simpel sehingga tiap karyawan di lini bisnis dapat membangun dan menggunakannya untuk menangani berbagai jenis pekerjaan.

Jangan berpatokan hanya pada harga ketika memilih tool RPA yang tepat. Tapi perhatikan juga reputasi, tingkat kemudahan implementasi, dan roadmap dari tools yang akan dipilih.

Dan yang pasti, tool RPA apapun yang Anda pilih, harus mampu melakukan tiga fungsi: berinteraksi dengan berbagai sistem lainnya, melalui screen scrapping atau integrasi API; mengambil keputusan dan menentukan aksinya berdasarkan input yang diberikan oleh sistem lain; dan memiliki interface untuk memrogram bot.

Siapa saja vendor yang berkecimpung di bidang Robotic Process Automation ini? Di antaranya adalah Automation Anywhere Inc., Blue Prism, EdgeVerve Limited, HelpSystems, UiPath, dan Workfusion.

Saran Penerapan RPA

Jasa keuangan

Menggunakan RPA untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam rangka kompetisi dengan fintech. Contoh tugas yang dilakukan, pada pembayaran mata uang asing, otomatisasi pembukaan atau penutupan rekening, mengelola audit request, dan memroses klaim asuransi.

Pemerintah

Mengotomatisasi fungsi-fungsi back office/fungsi yang langsung melayani masyarakat.

Layanan kesehatan

Mengotomatisasi proses back office dan revenue cycle management. Misalnya, menangani catatan medis pasien, klaim, dukungan pelanggan, account management, billing, pelaporan, dan analytics.

Energi

Mengotomatisasi tugas-tugas, mulai dari akunting sampai dengan pemeliharaan dalam rangka menjaga cost.

Pelayanan pelanggan

Mengotomatisasi tugas-tugas di contact center, seperti verifikasi e-signature, mengupload dokumen yang sudah di-scan, dan verifikasi informasi untuk persetujuan atau penolakan otomatis.

Sumber Daya Manusia 

Mengotomatisasi tugas-tugas divisi SD, seperti onboarding dan offboarding, pembaruan informasi karyawan, dan timesheet submission processes.

Supply Chain Management

Mengotomatisasi proses procurement, pemrosesan order dan pembayaran, memantau tingkat inventory, dan tracking shipments.